Fundusz remontowy: księgowanie w spółdzielni

Księgowanie funduszu remontowego we wspólnocie mieszkaniowej. Brzmi jak temat, który potrafi przyśpieszyć bicie serca niejednego zarządcy nieruchomości? Czy zastanawialiście się kiedyś, czy te środki "żyją własnym życiem", czy może są skrupulatnie pilnowane przez arkusze kalkulacyjne i paragony? Jak właściwie sprawić, by te fundusze, często stanowiące życiodajne źródło dla naszych wspólnych "gniazdek", były księgowane zgodnie z prawem i przejrzystością? Czy faktycznie warto tworzyć osobne subkonta dla każdego budynku, a może jedno wielkie "kociołkowanie" wystarczy? Jak rozróżnić, co jest zwykłym remontem, a co już pełnoprawnym środkiem trwałym, który trzeba amortyzować? Czy nie lepiej po prostu zlecić to specjalistom, żeby mieć święty spokój? Wiemy, że to mnóstwo pytań, a odpowiedzi znajdziecie właśnie tutaj!

Analizując zagadnienie księgowania funduszu remontowego, napotykamy na kilka kluczowych aspektów, które warto rozłożyć na czynniki pierwsze. Zrozumienie tych mechanizmów jest fundamentem dla prawidłowego zarządzania wspólnym majątkiem. Kluczowe jest rozróżnienie między wpływami a wydatkami, a także właściwe przyporządkowanie ich do konkretnych nieruchomości. Szczególną wagę przywiązuje się do momentu zakupu środków trwałych i ich późniejszej amortyzacji.

Jak widać na powyższym zestawieniu, zagadnienie księgowania funduszu remontowego wymaga szczegółowej uwagi. Przejrzysta ewidencja wpływów to podstawa. Bez niej trudno mówić o kontroli. Podobnie, wydatki funduszu remontowego – zasady księgowania muszą być bezwzględnie przestrzegane, aby uniknąć nieporozumień i potencjalnych problemów prawnych. Dylematem, który często spędza sen z powiek zarządcom, jest kwestia zakupu środka trwałego ze środków funduszu. To moment, w którym trzeba podjąć decyzję: czy mamy do czynienia z materiałem, czy już z samodzielnym bytem, który będzie nam służył przez lata i wymaga odpowiedniego ujęcia w księgach.

Ewidencja wpływów funduszu remontowego

Zacznijmy od samych podstaw, czyli od tego, jak te pieniądze właściwie wpływają na nasze konto. Księgowanie funduszu remontowego we wspólnocie mieszkaniowej rozpoczyna się od precyzyjnego rejestrowania każdego grosza, który zasila ten specjalny worek. To absolutnie kluczowe, by wiedzieć, ile dokładnie mamy do dyspozycji na nasze murarskie batalie i hydrauliczne rewolucje. System powinien być tak skonstruowany, aby każdy właściciel czuł, że jego wpłaty są transparentnie śledzone.

Ustawa o rachunkowości, niczym surowy, ale sprawiedliwy nauczyciel, nakazuje prowadzić szczegółową ewidencję wpływów. To nie jest opcja, to wymóg. Oznacza to, że każda indywidualna wpłata, czy to z tytułu zaliczek miesięcznych, czy jednorazowych dopłat, musi zostać odpowiednio udokumentowana i zaksięgowana. Wyobraźcie sobie księgowość jako wielki, dobrze zorganizowany sejf, do którego każdy z Was wkłada swoje pieniądze – musi być jasność, kto ile włożył.

Konto 85-1 "Fundusz remontowy" jest tutaj naszym głównym bohaterem. To na nim lądują wszystkie wpływy. Ale samo wpisanie kwoty to za mało. Kluczowe jest to, aby ta kwota była powiązana z konkretnym nadawcą i datą wpłaty. Często stosuje się system analitycznego rozliczania, gdzie pod głównym kontem pojawiają się poszczególni mieszkańcy lub nawet poszczególne lokale. To tak, jakbyśmy mieli osobne przegródki w tym sejfie, przeznaczone dla każdego lokatora.

Co więcej, jeśli wspólnota zarządza kilkoma nieruchomościami, ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych () jednoznacznie wskazuje, że należy prowadzić odrębną ewidencję dla każdej nieruchomości. To oznacza, że nie wystarczy jedno "ogólne" konto funduszu. Każdy budynek, czy nawet zespół budynków traktowany jako spójna całość, musi mieć swoje własne, dedykowane konto analityczne do wpływów.

W praktyce oznacza to tworzenie podziałów w księgach rachunkowych, które pozwalają śledzić przepływy pieniężne dla konkretnego budynku. Takie podejście zapewnia nie tylko zgodność z przepisami, ale przede wszystkim umożliwia mieszkańcom danego budynku zobaczyć, jak ich własne wpłaty są alokowane i wydatkowane na potrzeby ich bezpośredniego otoczenia. To buduje zaufanie i poczucie współodpowiedzialności.

Wydatki funduszu remontowego – zasady księgowania

Teraz, gdy mamy już wpływy w skarbonce, czas na wydatki! A tu zaczyna się prawdziwa jazda bez trzymanki, bo przecież nie każdy remont to to samo wydatkowanie pieniędzy. Wydatki funduszu remontowego to niezwykle szerokie pojęcie, obejmujące wszystko od wymiany kranu w piwnicy po kompleksową termomodernizację całego budynku. Kluczowe jest to, aby każde takie działanie było poprawnie zaksięgowane, a co za tym idzie – usprawiedliwione.

Pierwszą i chyba najważniejszą zasadą jest to, że pieniądze z funduszu remontowego mogą być wydawane tylko i wyłącznie na cele remontowe i modernizacyjne. Nie ma mowy o przeznaczeniu tych środków na bieżące utrzymanie czystości, sprzątanie klatek schodowych (chyba że częścią większego remontu), czy pensje dla administracji, choćby nawet wszyscy bardzo ciężko pracowali. Fundusz remontowy to inwestycja w przyszłość budynku, w jego stan techniczny i estetykę.

Kluczowe dla prawidłowego rozliczania kosztów remontów na poszczególne nieruchomości jest dokładne przypisywanie wydatków do konkretnych obiektów. Jeśli na przykład lakierujemy parkiet w budynku A i wymieniamy dach w budynku B, te koszty muszą być zaksięgowane osobno na kontach analitycznych, które wcześniej utworzyliśmy dla tych nieruchomości. To trochę jak z pacjentami w szpitalu – każdy ma swoją kartę, swój numer i swoje leczenie. Nikt nie chce płacić za operację wyrostka, gdy jego własny problem dotyczy złamanego palca u nogi.

Sama klasyfikacja wydatków funduszu remontowego bywa nie lada wyzwaniem. Czy malowanie ściany w korytarzu to tylko "koszt materiałów" czy już "koszt robocizny"? A jeśli wykonuje to firma zewnętrzna? Zasada jest taka, że wszystkie bezpośrednie koszty związane z przeprowadzeniem remontu lub modernizacji, od materiałów budowlanych po usługi firm wykonawczych, powinny być uwzględnione. Nawet drobne zakupy, jak puszka farby czy zestaw pędzli do konkretnego zadania, muszą być prawidłowo udokumentowane.

Ciekawym przypadkiem jest zakup materiałów. Jeśli kupujemy kilkanaście rolek papieru ściernego, kilka puszek emulsji i wiadro farby elewacyjnej do remontu fasady budynku C, to wszystko trafia na konto tego budynku. Ale jeśli na przykład remont dotyczy kilku nieruchomości jednocześnie, wtedy koszty materiałów powinny być proporcjonalnie rozdzielone między te nieruchomości. To najbardziej sprawiedliwy sposób, aby każdy ponosił tylko swoje proporcjonalne koszty.

Zakup środka trwałego ze środków funduszu

Przychodzi taki moment, kiedy fundusz remontowy pozwala nam na coś więcej niż tylko łatanie dziur – na zakup sprzętu, który ułatwi nam życie i poprawi funkcjonowanie wspólnoty. Mowa tu o zakupie środków trwałych. Kiedy na przykład decydujemy się na zakup nowej kosiarki do trawnika, która będzie służyła przez wiele lat, lub nowego ogrzewania centralnego, to właśnie wchodzimy w ten obszar. Zakup środka trwałego ze środków funduszu to poważna sprawa księgowa.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, środek trwały to coś, co ma przewidywany okres ekonomicznej użyteczności dłuższy niż rok, jest kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Kosiarka do trawnika czy nowe okna faktycznie spełniają te kryteria. W takich sytuacjach zakup środka trwałego nie jest już traktowany jako zwykły wydatek obciążający bieżące koszty. Zamiast tego, trafia na konto aktywów trwałych w księgach wspólnoty.

W praktyce oznacza to, że po zakupie takiej maszyny czy urządzenia, księgujemy je na koncie 01 "Środki trwałe" jak każde inne dobro trwałe. To naturalne, bo przecież ta kosiarka nie zostanie "zużyta" po jednym sezonie – ona ma służyć przez lata. Dlatego jej wartość nie jest od razu odpisana jako koszt. Jest to raczej inwestycja, która z czasem stopniowo "mali" swój udział w wartości aktywów wspólnoty przez proces amortyzacji.

Co w sytuacji, gdy mamy wątpliwości, czy zakupiony przedmiot spełnia kryteria środka trwałego? Załóżmy, że kupujemy zestaw narzędzi do drobnych napraw. Jeśli są to proste śrubokręty czy młotki, które szybko się zużyją, wtedy traktujemy to jak materiał i księgujemy bezpośrednio w koszty. Ale jeśli kupujemy na przykład profesjonalną maszynę do czyszczenia basenu, która ma służyć co najmniej 5-7 lat, to wtedy mamy do czynienia ze środkiem trwałym i należy ją odpowiednio zaksięgować.

Amortyzacja środków trwałych sfinansowanych z funduszu

Skoro już wiemy, że nasz nowy zakup to *prawdziwy* środek trwały, a nie tylko chwilowy kaprys, to teraz zaczyna się prawdziwie ciekawa historia – jego amortyzacja. Amortyzacja środków trwałych sfinansowanych z funduszu to proces, który pozwala nam stopniowo odpisywać wartość tych aktywów w koszty, odzwierciedlając ich zużycie. Wyobraźmy sobie, że kupiliśmy nowiutką windę za 100 000 zł. Ta winda nie zużyje się w ciągu roku, ale będzie służyć przez kilkanaście lat.

Zgodnie z prawem, każda wspólnota mieszkaniowa ma obowiązek amortyzować posiadane środki trwałe. Oznacza to, że co miesiąc lub kwartał, od wartości tej windy będziemy odejmować pewną kwotę, która trafi w koszty. Oczywiście, stawka amortyzacji musi być ustalona zgodnie z przepisami i uwzględniać przewidywany okres użytkowania danego środka. Nie ma tu miejsca na "widzimisię", wszystko musi być zgodne z tabelami amortyzacyjnymi.

Jak dokładnie wygląda księgowanie amortyzacji? Gdy ustalamy miesięczną ratę amortyzacji dla windy na przykład na 500 zł, to tę kwotę księgujemy na koncie kosztów (np. konto 400 "Amortyzacja" lub konto zespołu 5) i jednocześnie zmniejszamy wartość tego środka trwałego na koncie 01 "Środki trwałe", zazwyczaj za pomocą konta 07-1 "Umorzenie środków trwałych". Taki zabieg pozwala nam śledzić zarówno pierwotną wartość nabycia, nagromadzone umorzenie, jak i obecną wartość netto tego środka trwałego.

Ważne jest, aby pamiętać, że amortyzacja środków trwałych jest kosztem, który obciąża wspólnotę. Oznacza to, że te pieniądze *wychodzą* z zasobów wspólnoty w formie księgowej. Dlatego tak istotne jest, aby wysokość zaliczek na fundusz remontowy była ustalana z uwzględnieniem przyszłych odpisów amortyzacyjnych. Nie możemy sobie pozwolić na sytuację, w której zabraknie nam pieniędzy na opłacenie tej formalnej "straty wartości" naszego majątku.

Księgowanie materiałów zakupionych z funduszu remontowego

Nie każdy zakup z funduszu remontowego to od razu wielki środek trwały. Często kupujemy materiały eksploatacyjne, które od razu "idą w robotę" i nie mają długoterminowego potencjału. Mowa tu o gruncie rzeczy o wszystkim, co zużywa się w procesie remontu. Księgowanie materiałów zakupionych z funduszu remontowego jest prostsze, ale równie ważne, by zachować porządek w zeszytach rachunkowych.

Gdy kupujemy na przykład paczkę gwoździ, kilka worków cementu czy wiadro farby, mamy do czynienia z materiałami. Te artykuły nie są przeznaczone do długotrwałego użytkowania przez wiele lat. One służą konkretnemu celowi remontowemu i wkrótce znikają, stając się częścią nowej ściany, pomalowanego parapetu czy zaimpregnowanego muru. Z tego powodu księgowanie materiałów odbywa się inaczej, niż w przypadku środków trwałych.

W momencie zakupu, materiały te zazwyczaj trafiają na konto "Materiały" (np. konto 310). Gdzie następnie, w momencie ich zużycia w ramach konkretnego remontu, są od razu księgowane jako koszt. Na przykład, jeśli remontujemy balkon w lokalu numer 5, zużyte materiały – cement, piasek, zaprawa – wszystkie trafiają bezpośrednio w koszty remontu tego konkretnego balkonu, a co za tym idzie, na konto analityczne budynku, do którego ten balkon należy.

To ważne, aby każde takie księgowanie było poparte dowodem zakupu – fakturą, paragonem, poświadczeniem wydania. Bez tego trudno udowodnić, na co faktycznie zostały wydane pieniądze z funduszu. Pamiętajmy, że przejrzystość jest matką wszystkich księgowych cnót. Nawet najmniejszy zakup musi mieć swoje uzasadnienie w dokumentacji.

Rozliczanie kosztów remontów na poszczególne nieruchomości

Jak już wspominaliśmy, kiedy wspólnota zarządza więcej niż jednym budynkiem, kluczowe staje się precyzyjne rozliczanie kosztów remontów na poszczególne nieruchomości. To trochę jak z podziałem tortu – każdy powinien dostać kawałek odpowiadający jego wielkości, czy to w kwestii ilości mieszkań, powierzchni, czy nawet udziału w kosztach utrzymania. Nikt nie chce być obciążany kosztami remontu dachu w bloku obok, jeśli sam mieszka w kamienicy.

Kluczem do sukcesu jest posiadanie szczegółowej ewidencji analitycznej dla każdej nieruchomości. To oznacza, że na koncie "Fundusz remontowy" (85-1) powinny być tworzone podkonta dla każdego budynku. Na przykład: 85-1/1 dla budynku przy ul. Kwiatowej 1, 85-1/2 dla budynku przy ul. Słonecznej 5. Wszelkie wpływy i wydatki związane z danym budynkiem muszą być przypisywane do odpowiedniego podkonta.

Gdy realizujemy remont, który dotyczy tylko jednego budynku, na przykład wymianę drzwi wejściowych w bloku przy ul. Polnej 3, wówczas wszystkie koszty związane z tą operacją – zakup materiałów, praca ekipy remontowej, ewentualne pozwolenia – muszą być zaksięgowane na podkoncie 85-1/3 (zakładając, że to jest budynek przy ul. Polnej 3). To sprawia, że cały przepływ pieniężny jest widoczny i zrozumiały dla mieszkańców każdego z tych budynków.

Co jednak w przypadku, gdy remont dotyczy kilku nieruchomości jednocześnie? Na przykład, gdy kupujemy nową pompę ciepła, która będzie zasilać dwa równolegle stojące budynki, albo gdy wykonujemy usługę remontową, która obejmuje oba budynki np. roboty brukarskie przed ich wejściami? Wtedy musimy zastosować odpowiedni klucz podziału kosztów. Najczęściej stosowanym kluczem jest udział procentowy powierzchni użytkowej lokali lub liczba lokali przypadająca na dany budynek.

Jeśli na przykład remont fasady obiektu A (1000m2) i obiektu B (1500m2) kosztuje łącznie 25 000 zł, to obiekt A powinien ponieść 1000 / (1000 + 1500) * 25 000 zł = 10 000 zł, a obiekt B 1500 / (1000 + 1500) * 25 000 zł = 15 000 zł. Te kwoty następnie księgujemy na odpowiednie podkonta analityczne funduszu remontowego. To zapewnia sprawiedliwy podział obciążeń finansowych.

Odrębna ewidencja dla każdej nieruchomości

Przepisy są jasne i nie pozostawiają pola do interpretacji: odrębna ewidencja dla każdej nieruchomości jest obowiązkowa. Nie można tego traktować jako sugestię, ale jako fundamentalny filar prawidłowego księgowania funduszu remontowego we wspólnocie mieszkaniowej. To wymóg prawny, który ma zapewnić przejrzystość i kontrolę nad finansami zarządzanych obiektów. Wyobraźmy sobie jedną, wielką skrzynkę na pieniądze dla wszystkich nieruchomości – taki system byłby źródłem ciągłych nieporozumień i zarzutów o nierówne traktowanie.

Co to oznacza w praktyce? Że księgi rachunkowe wspólnoty muszą być tak skonstruowane, aby można było jednoznacznie zidentyfikować, ile środków wpłynęło do funduszu remontowego dla budynku X, a ile zostało na niego wydane. Nie wystarczy jedno konto syntetyczne "Fundusz remontowy". Konieczne jest rozbicie tego na konta analityczne, tworząc niczym odrębne kieszenie dla każdego budynku, którym zarządza wspólnota. Może to być na przykład kolejne cyfry lub litery dodawane do głównego numeru konta, np. 85-101, 85-102, 85-103 itp.

Taka szczegółowość jest niezbędna do prawidłowego wyliczenia i naliczenia zaliczek na fundusz remontowy dla mieszkańców poszczególnych budynków, zgodnie z uchwałami właścicieli. Pozwala również na precyzyjne określenie stanu środków finansowych przeznaczonych na konkretne remonty w poszczególnych nieruchomościach. Bez tego trudno byłoby np. zaplanować remont dachu na budynku przy ulicy Krótkiej 5, bo nie wiedzielibyśmy, ile faktycznie zgromadziliśmy na ten cel.

Dodatkowo, taka odrębna ewidencja dla każdej nieruchomości ułatwia życie zarówno zarządcy, jak i mieszkańcom. Zarządca ma jasny obraz sytuacji finansowej każdego budynku, co pozwala mu lepiej planować inwestycje i reagować na potrzeby. Mieszkańcy z kolei mogą być pewni, że ich wpłaty są transparentnie rozliczane i przeznaczane na cel, który ich bezpośrednio dotyczy. To buduje zaufanie i poczucie wspólnoty w najlepszym tego słowa znaczeniu.

Konto 85-1 "Fundusz remontowy" w księgach

Serce każdego finansowego systemu wspólnoty mieszkaniowej, jeśli chodzi o remonty, bije na koncie 85-1. To ono jest centralnym punktem, który gromadzi wszystkie środki przeznaczone na utrzymanie i poprawę stanu technicznego zasobów mieszkaniowych. Konto 85-1 "Fundusz remontowy" w księgach rachunkowych jest niejako "skarbcem" naszej wspólnoty, ale co najważniejsze, musi być prowadzone z niezwykłą starannością i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

To na tym koncie bilansują się zasoby gromadzone przez lata na przyszłe inwestycje. Wpływy od właścicieli lokali, czy to w formie miesięcznych zaliczek, czy środków z innych źródeł przeznaczonych na remonty, są tu księgowane po stronie winien, podczas gdy wydatki związane z realizacją prac remontowych znajdą swoje odzwierciedlenie po stronie ma. Czyli klasycznie: zwiększamy zasoby funduszu wpłatami (strona Winien, czyli Debet) i zmniejszamy wartością wykonanych remontów (strona Ma, czyli Kredyt).

Jednakże, jak już wielokrotnie podkreślaliśmy, samo posiadanie jednego konta 85-1 to za mało. Aby spełnić wymogi prawne i zapewnić przejrzystość, konto 85-1 "Fundusz remontowy" musi być rozbudowane o ewidencję analityczną. Oznacza to, że dla każdej nieruchomości, którą administrujemy, powinno zostać utworzone oddzielne konto analityczne. Przykładowo, jeśli wspólnota ma trzy budynki, będziemy mieli konta: 85-1/01, 85-1/02, 85-1/03.

Ta właśnie analityka pozwala nam widzieć, ile środków zgromadziliśmy na konkretny remont w konkretnym budynku, na przykład na wymianę okien w bloku przy ul. Spokojnej 10. Dzięki temu zarząd może efektywnie zarządzać dostępnymi zasobami, planować harmonogramy prac i informować mieszkańców o stanie finansów dotyczących ich nieruchomości. To klucz do budowania zaufania i transparentności w relacjach ze wspólnotą.

Klasyfikacja wydatków funduszu remontowego

Kiedy przychodzi czas wydatkowania zebranych funduszy, kluczowe staje się odpowiednie klasyfikowanie wydatków funduszu remontowego. Nie wszystko, co zrobimy dla budynku, można wrzucić do jednego worka. Musimy rozróżniać, co jest faktycznym remontem, co modernizacją, a co jeszcze jest trywialnym bieżącym utrzymaniem. Ten podział jest nie tylko kwestią porządku, ale przede wszystkim zgodności z prawem i naszymi wewnętrznymi regulaminami.

Zacznijmy od tego, co najprostsze: remont to przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i estetycznego. Jeśli na przykład w klatce schodowej obłazi nam tynk i malujemy ścianę ponownie na ten sam kolor, to jest to typowy remont. Podobnie, jeśli naprawiamy zepsuty fragment chodnika przed budynkiem to również można zaklasyfikować jako remont. Wszystkie związane z tym koszty, jak zakup farby, materiałów budowlanych czy wynajem rusztowania, powinny być ujmowane jako wydatki funduszu remontowego.

Modernizacja, z drugiej strony, to ulepszenie istniejącego stanu, podniesienie standardu lub wprowadzenie nowych funkcjonalności. Instalacja nowoczesnego systemu monitoringu przy wejściu do budynku, wymiana starych pieców gazowych na energooszczędne pompy ciepła, czy montaż nowych, mechanicznych progów zwalniających na parkingu – wszystko to są przykłady modernizacji. Te działania również finansowane są z funduszu remontowego, ale mogą mieć inny wpływ na wartość nieruchomości i jej przyszłe koszty eksploatacji.

Największym wyzwaniem jest odróżnienie remontu lub modernizacji od tak zwanego bieżącego utrzymania. Sprzątanie klatki schodowej, podlewanie trawnika, wymiana przepalonej żarówki w piwnicy – to są usługi, które zazwyczaj są finansowane z bieżących przychodów wspólnoty, a nie z funduszu remontowego. Oczywiście, zawsze znajdzie się szara strefa, na przykład wymiana progów zwalniających na parkingu może być interpretowana na dwa sposoby. Warto mieć wewnętrzne uregulowania, które jasno określają, co jest co.

Środek trwały a remont – rozgraniczenie w księgowaniu

To właśnie tutaj często dochodzi do największych pomyłek, a właściwe rozgraniczenie w księgowaniu między środkiem trwałym a remontem jest absolutnie kluczowe dla prawidłowego ustalania kosztów i wartości majątku wspólnoty. Mówiąc wprost: nie wszystko, co remontujemy, staje się od razu środkiem trwałym. I na odwrót – nie każdy zakup nowego sprzętu jest "remontem" w potocznym tego słowa znaczeniu.

Podstawowa zasada jest taka: jeśli kupujemy coś, co ma służyć wspólnocie przez okres dłuższy niż rok, jest kompletne i zdatne do użytku, a jego wartość przekracza określoną wartość jednostkową (często jest to 10 000 zł, ale zależy to od wewnętrznych polityk), to mamy do czynienia ze środkiem trwałym. Przykładowo, zakup nowej instalacji przeciwpożarowej do całego budynku jest ewidentnie zakupem środka trwałego. Jej wartość jest wysoka, a okres użytkowania kilkanaście lat.

Jeśli natomiast wykonujemy działania przywracające istniejący element do pierwotnego stanu technicznego, to mówimy o remoncie. Wymiana pękniętej płytki na schodach, naprawa pękniętego fragmentu elewacji czy odmalowanie klatki schodowej – to są typowe prace remontowe. Koszt materiałów i robocizny związany z tymi pracami jest bezpośrednio księgowany jako wydatek funduszu remontowego, a nie jako aktywo trwałe.

Istnieje też szara strefa, tzw. ulepszenie środka trwałego. Jeśli na przykład posiadamy starą windy i decydujemy się na jej modernizację poprzez wymianę silnika, kabiny i systemu sterowania, to nie jest to już remont, ale ulepszenie istniejącego środka trwałego. Taka modernizacja podnosi wartość i użyteczność windy. Wówczas koszt takiej modernizacji jest doliczany do wartości początkowej środka trwałego i podlega amortyzacji wraz z nim. To klucz do prawidłowej ewidencji.

Zatem, jeśli zastanawiamy się, czy zakupiona przez nas nowa piec do ogrzewania ciepłem systemowym, który będzie służył przez 20 lat, jest środkiem trwałym czy tylko "remontem" – odpowiedź brzmi: to jest środek trwały. Jego zakup należy zaewidencjonować zgodnie z zasadami dla środków trwałych, a następnie amortyzować. Jeśli jednak zdecydowaliśmy się na wymianę tylko jednego, zepsutego grzejnika, to taki wydatek kwalifikuje się jako remont.

Q&A: Jak księgować fundusz remontowy we wspólnocie mieszkaniowej

• Jakie zasady obowiązują przy tworzeniu i wykorzystaniu funduszu remontowego w spółdzielni mieszkaniowej, a jak ma się to do wspólnot mieszkaniowych?

  Zgodnie z ustawą o spółdzielniach mieszkaniowych, spółdzielnia tworzy fundusz na remonty zasobów mieszkaniowych, a wpłaty na ten fundusz obciążają koszty gospodarki zasobami mieszkaniowymi. Dotyczy to zarówno członków spółdzielni, jak i właścicieli lokali niebędących członkami. Fundusz ten jest przeznaczony wyłącznie na remonty. Ustawa wymaga prowadzenia odrębnej ewidencji wpływów i wydatków funduszu dla każdej nieruchomości, uwzględniając wszystkie jej wpływy i wydatki. Oznacza to, że ewidencja funduszu powinna być prowadzona oddzielnie dla każdego budynku lub zespołu budynków, dających się wyodrębnić organizacyjnie, funkcyjnie i księgowo. W księgach rachunkowych należy prowadzić oddzielną ewidencję wpływów i wydatków funduszu remontowego na koncie 85-1 "Fundusz remontowy", wyodrębniając w analityce wpływy i wydatki dla poszczególnych nieruchomości.

• Jak należy ująć w księgach rachunkowych zakup środka trwałego sfinansowanego ze środków funduszu remontowego?

  Środki trwałe to rzeczy, przedmioty, prawa majątkowe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Jeżeli zakupiony składnik majątku spełnia te kryteria, jego zakup należy ująć według zasad ogólnych na koncie 01 "Środki trwałe" oraz koncie 21 "Rozrachunki z dostawcami". W sytuacji gdy taki składnik majątku nie spełnia powyższych kryteriów, powinien być traktowany jak materiał.

• Jakie są wyzwania związane z ujmowaniem odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych zakupionych z funduszu remontowego?

  Główne wyzwanie dotyczy właściwego ujęcia odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych zakupionych ze środków funduszu remontowego. W przypadku odpłatności zakupu środka trwałego ze środków pochodzących z funduszu remontowego, rozwiązaniem jest ujmowanie tych odpisów jako kosztów okresu, które następnie obciążają konto funduszu remontowego. Ma to na celu takie rozliczenie, aby efektywnie przywrócić pełną wartość funduszu do pierwotnego poziomu, uwzględniając zużycie środka trwałego.